الاعتماد

الاعتماد: خطوات تنفيذ عملية (من الموقع الإلكتروني للهيئة القومية لضمان الجودة و الإعتماد) http://naqaae.org/

1. تتقدم الوزارة بخطة سنوية بالمؤسسات التي ستخضع للاعتماد إلى السيد رئيس مجلس إدارة الهيئة.
2. يقوم رئيس مجلس الإدارة بإرسال خطة الوزارة إلى الإدارة المركزية للاعتماد.
3. تقوم إدارة الاعتماد المركزية بمراجعة استيفاء المؤسسات للشروط الواجب توافرها بالمؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بتكليف من رئيس مجلس الإدارة بما يفيد أن :
• المؤسسة قد منحت شهادة دراسية في أحد برامجها التعليمية مرة واحدة على الأقل.
• أتمت دورة دراسية متكاملة.
• أن يكون لديها سجلات تفيد بوجود خطة إستراتيجية.
• أن يكون لديها سجلات تفيد بوجود نظم مراجعة داخلية.
• أن يكون لديها سجلات تفيد بوجود نظم و تقارير تقويم ذاتي سنوي.
• يكون لديها سجلات تفيد بوجود خطط لتحسين الأداء بها متضمنة رؤية ورسالة المؤسسة.
4. يقوم مدير إدارة الاعتماد المركزية برفع تقرير إلى السيد رئيس مجلس الإدارة بالمؤسسات المستوفاة للشروط وفقا لسياسة الهيئة بما لا يجاوز أسبوع من تاريخ استلام الخطاب من رئيس مجلس الإدارة.
5. يقوم مجلس الإدارة بإعتماد خطة الهيئة لإعتماد المؤسسات التعليمية في ضوء تقرير الإدارة المركزية للإعتماد و الرسوم المطلوبة من المؤسسات المتقدمة للإعتماد وفقا لسياسة و إستراتيجية الهيئة و بما يتفق مع قرار مجلس الإدارة بما لا يجاوز أسبوعين من تاريخ استلام خطة الوزارة.
6. يقوم رئيس مجلس الإدارة باعتماد الإخطار الذي سيتم إرساله إلى الوزارة بقائمة المؤسسات المستوفاة للشروط الواجب توافرها بالمؤسسة التعليمية المتقدمة للإعتماد و التي تم الموافقة عليها من قبل الهيئة للسير في استكمال الإجراءات.
7. يقوم مكتب رئيس مجلس الإدارة بإخطار المؤسسات التعليمية كتابة خلال المدة التي يحددها مجلس الإدارة و بما لا يجاوز ثلاثين يوم من تاريخ تقديم الطلب بالرسوم المطلوب سدادها للسير في استكمال الإجراءات.
8. تقوم إدارة الاعتماد المركزية بإخطار إدارة حسابات العملاء و التحصيل بقائمة المؤسسات المتقدمة للاعتماد و الرسوم المطلوب سدادها من كل من المؤسسات التعليمية المتقدمة للاعتماد وفقا لقرار مجلس الإدارة.
9. تقوم المؤسسة بسداد الرسوم المطلوبة بإدارة حسابات العملاء و التحصيل ويقوم المسئول بتحصيل حسابات العملاء بتسليم إيصال برسوم الاعتماد و إضافة العميل على البرنامج بالحاسب.
10. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد المركزية بتقديم النماذج و البيانات اللازم استيفاءها والمرفقات المطلوب توافرها والدليل الذي يساعد المؤسسة على ملء النماذج و إعداد البيانات المطلوبة للسير في عملية التقويم و الاعتماد إلى ممثل المؤسسة المتقدمة للاعتماد.
11. يقوم المسئول بالإدارة المركزية للاعتماد باستلام المستندات المقدمة من المؤسسات التعليمية ومراجعة اكتمال المستندات بما يتفق مع متطلبات الهيئة وفقا لقائمة مراجعة اكتمال المستندات و مراجعة وجود اسم المؤسسة ضمن خطة الاعتماد المعتمدة من رئيس مجلس الإدارة و على برنامج الحاسب وذلك فى خلال ثلاثين يوم من تاريخ سداد المؤسسة لرسوم الإعتماد.
12. في حالة عدم اكتمال المستندات وفقا لمتطلبات الهيئة يقوم المسئول بالإدارة المركزية للاعتماد بتحديد المستندات المطلوبة و طلب استكمالها من ممثل المؤسسة التعليمية.
13. في حالة تقديم المؤسسة لجميع المستندات اللازمة للتقدم للإعتماد وفقا لمتطلبات الهيئة يقوم مدير الإدارة المركزية للاعتماد بعمل تقرير بالمؤسسات التى استوفت تقديم جميع المستندات المطلوبة من الهيئة مرفق معه قوائم مراجعة اكتمال المستندات المقدمة إلى الهيئة إلى رئيس مجلس الإدارة من قبل المؤسسات التعليمية المتقدمة للاعتماد.
14. يقوم رئيس مجلس الإدارة بالموافقة على البدء في إجراءات الاعتماد وفقا لتقرير الإدارة المركزية للاعتماد و بما يتفق مع سياسة و إستراتيجية الهيئة
15. يقوم المسئول بالإدارة المركزية للاعتماد بإرسال المستندات إلى إدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد
16. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بمراجعة المستندات من حيث استيفاءها بما يتفق مع متطلبات الهيئة من حيث المحتوى و دراسة البيانات الواردة بالمستندات دراسة تفصيلية وفقا للمادة رقم 5 باللائحة التنفيذية للهيئة.
17. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع لها المؤسسة التعليمية في حالة عدم اكتمال البيانات داخل المستندات المقدمة من المؤسسة التعليمية بمخاطبة إدارة الاعتماد المركزية لاستكمال البيانات المتبقية بما لا يجاوزاسبوع من تاريخ تسلم المستندات من الإدارة المركزية للاعتماد
18. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإعداد قائمة بالأسماء المقترحة لأعضاء فريق الزيارة للقيام بعملية التقويم وفقا للمواصفات و المعايير المعتمدة بالهيئة لإعداد فريق الزيارة
19. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد التابع له المؤسسة التعليمية بإعداد قائمة بالتشكيل المقترح من أعضاء فريق زيارة الاعتماد وتحديد فريق العمل من خبراء الهيئة المعتمدين على أن تتوفر بهم الشروط و المواصفات التي أقرها مجلس إدارة الهيئة وتقدم مع سير ذاتية لكل من أعضائها للاعتماد من رئيس مجلس إدارة الهيئة
20. يقوم السيد رئيس مجلس إدارة الهيئة باعتماد التشكيل المقترح أو التعديل به بما يتفق مع الشروط و المواصفات التي أقرها مجلس إدارة الهيئة
21. يمكن أن تقوم مؤسسة أهلية معتمدة لدى الهيئة بالقيام بعملية الاعتماد بناء على إقتراح رئيس مجلس الإدارة و موافقة مجلس الإدارة على أن:
• تتقدم المؤسسة الأهلية بأوراق اعتمادها إلى الهيئة
• تقوم الهيئة باعتماد المؤسسة الأهلية بعد اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لإجراءات اعتماد المؤسسات
• تتولى المنظمة القيام بإدارة الزيارة و تقديم التقرير للهيئة مماثلة للخطوات التي يقوم به فريق الزيارة بتكليف من رئيس مجلس الإدارة و تسليمه إلى الهيئة فى خلال ثلاثين يوم من تاريخ الإنتهاء من أعمال التقويم .
22. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد التابع له المؤسسة التعليمية بمخاطبة المؤسسة التعليمية المراد اعتمادها بأسماء السادة المرشحين للقيام بعملية التقويم لأداء المؤسسة لديهم و التي تم اعتمادها من رئيس مجلس الإدارة
23. يحق للمؤسسة التعليمية الاعتراض على فريق الزيارة مع إبداء أسباب الاعتراض إلى السيد رئيس مجلس إدارة الهيئة
24. يقوم رئيس مجلس إدارة الهيئة بالنظر في أسباب اعتراض المؤسسة و عند ثبوت عدم اتفاق الشخص المرشح مع معايير اختيار المراجعين وفقا للمادة رقم 20 باللائحة التنفيذية للقانون رقم 82لسنة 2006 و بما يتفق مع الشروط الموضوعة من الهيئة للقائمين بعملية التقويم يعاد تشكيل الفريق وفقا للخطوات السابقة .
25. يقوم رئيس مجلس إدارة الهيئة بإعادة اعتماد التشكيل .
26. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإخطار جميع الإدارات المعنية (العمليات ,المتابعة,الشئون المالية) و فريق الزيارة بخطة زيارات الاعتماد و ذلك قبل شهر من القيام بها لاتخاذ الإجراءات اللازمة كل في مجاله(شهرية /سنوية)
27. تقوم إدارة الاعتماد التابع لها المؤسسة التعليمية بإخطار المؤسسة التعليمية بترشيح منسق الزيارة من المؤسسة التعليمية و الذي يتولى مسئولية توفير جميع متطلبات الزيارة لفريق الزيارة ,يقوم بمصاحبة فريق الزيارة و يكون مكلف بتيسير سبل العمل للزيارة لتقوم بأداء مهمتها وفقا للبرنامج المعتمد من الهيئة
28. تقوم المؤسسة المتقدمة للاعتماد بإرسال إخطار إلى إدارة الاعتماد بالقطاع التابع لها المؤسسة التعليمية باسم ممثل المؤسسة لديهم
29. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد التابع لها المؤسسة التعليمية بإبلاغ فريق زيارة الاعتماد بموعد الجلسة الابتدائية قبل موعد الزيارة بأسبوعين على الأقل ويتم إعداد المستندات وجدول بالمواعيد الخاصة بالزيارة و المعد سلفا بالهيئة.
30. يقوم مدير قطاع العمليات بعمل خطة سنوية لزيارات الاعتماد ويقوم بإعداد قائمة بجميع احتياجات الزيارات و توفير وسائل الانتقال خلال الزيارة وفقا للخطة المرسلة من إدارة الاعتماد بالقطاع و التابع لها المؤسسة التعليمية
31. ويقوم رئيس قطاع العمليات بعمل تقرير يومي عن إجراءات تنفيذ الزيارات بقطاع العمليات إلى رئيس مجلس إدارة الهيئة
32. يقوم رئيس فريق الزيارة بعقد جلسة ابتدائية لأعضاء فريق الزيارة بالهيئة للاطمئنان والاتفاق علي أسلوب العمل و يتضمن الاجتماع جميع أعضاء فريق الزيارة والمسئول عن الزيارة من إدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية و المسئول عن لجنة المتابعة بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية قبل موعد الزيارة بأسبوعين على الأقل
33. يقوم المسئول من إدارة الاعتماد التابع له المؤسسة التعليمية بتوزيع المستندات والبيانات المرسلة من المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد كما يقوم بتوزيع قائمة تحقق تقويم مؤسسة تعليمية، المعايير الخاصة بالهيئة لاعتماد مؤسسة تعليمية واسم منسق الزيارة من قبل المؤسسة التعليمية ودليل المراجعين المعتمدين.
34. يتم الالتزام بنموذج أنشطة الزيارة المعد سلفا والمعتمد من مجلس الإدارة على أن يقوم رئيس فريق الزيارة بشرح الأنشطة و تحديد مسئوليات كل أعضاء فريق الزيارة و ذلك في الجلسة الابتدائية
35. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع و التابع له المؤسسة التعليمية بإخطار كل من المؤسسة التعليمية و رئيس الفريق بموعد الزيارة التمهيدية للمؤسسة و التي تتضمن التأكد من توفر الإمكانيات و المستندات اللازمة للزيارة قبل موعد الزيارة التمهيدية بخمس عشر يوم على الأقل.
36. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد التابع له المؤسسة بإرسال صورة من برنامج التقييم المعد سلفا و المعتمد من مجلس الإدارة إلى المؤسسة التي سيتم إجراء تقويم الأداء لها و صورة إلى إدارة المتابعة لمتابعة عملية التقويم
37. يقوم رئيس فريق التقويم بإجراء زيارة أولية بمقر الزيارة قبل ممارسة الزيارة بما لا يجاوز أسبوعين من تاريخ بدء موعد التقويم وفقا لبرنامج الزيارة المعتمد من الهيئة وذلك للتجهيز للعمل وتحديد المسئوليات والاتفاق علي النقاط التي سيتم الاستعلام عنها
38. يقوم فريق الزيارة المرشح من الهيئة بالقيام بعملية التقويم الداخلي للمؤسسة التعليمية بما يتفق مع برنامج التقويم و يتفق مع معايير الجودة و سياسة و إستراتيجية الهيئة ووفقا لقائمة التحقق الخاصة بزيارات الاعتماد
39. تقوم إدارة المتابعة بالقطاع التابع لة المؤسسة التعليمية بمتابعة الزيارة والاتصال يوميا برئيس الفريق للتأكد من حسن سير العمل بما يتفق مع برنامج الزيارة
40. يقوم المسئول من قطاع العمليات بتوفير جميع احتياجات الزيارة و توفير وسائل الانتقال منذ بدء الزيارة التمهيدية و حتى إعادة فريق الزيارة إلي مكان إقامته عند نهاية الزيارة
41. يقوم رئيس فريق الزيارة بإجراء اجتماع الفريق ويقوم رئيس الفريق بعمل حصر بنقاط الضعف والقوة والتي تم اكتشافها خلال عملية الزيارة ويتم التوقيع عليها من قبل أعضاء فريق الزيارة بما لا يجاوز أسبوع من تاريخ انتهاء الزيارة
42. تقوم إدارة المتابعة بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية متابعة قيام رئيس فريق الزيارة بالتعاون مع أعضاء الفريق للوصول إلي النسخة الأولى من التقرير بما لا يجاوز أسبوع من تاريخ انتهاء الزيارة.
43. يقوم رئيس فريق الزيارة بعمل تقرير تقويم المؤسسة (النسخة الأولى)من التقرير مرفق معه درجه العجز بالمؤسسة وتقرير تقييم أداء المراجعين و يتم إرساله إلى إدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية.
44. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع و التابع له المؤسسة التعليمية بإرسال تقرير تقويم المؤسسة (النسخة الأولى)من التقرير مرفق معه درجه العجز بالمؤسسة وتقرير تقييم أداء المراجعين إلى كبير المراجعين بالهيئة والذي يقوم بمراجعة استيفاء التقرير و إعداد تقرير تقييم كبير المراجعين لأداء مستوى فريق الزيارة خلال عمليه التقويم.
45. يقوم كبير المراجعين بالهيئة بتقديم تقرير الزيارة بعد مراجعته إلى إدارة الاعتماد بالقطاع و التابع لها المؤسسة التعليمية مرفق معه تقرير تقييم كبير المراجعين لأداء مستوى فريق الزيارة خلال عمليه التقويم.
46. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بمراجعة تقارير كبير المراجعين بالهيئة و رئيس فريق الزيارة وعرضه على أحد الخبراء المتخصصين التابعين للهيئة
47. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإعادة التقرير إلى رئيس فريق الزيارة لعمل اللازم نحو استكماله بما يتفق مع المواصفات القياسية و معايير الجودة للتقارير و ملاحظات كبير المراجعين وملاحظات الخبير المتخصص
48. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإرسال التقرير إلى المؤسسة التعليمية لإبداء الرأي بعد إجراء التعديل علية من قبل الخبير المتخصص و رئيس فريق الزيارة.
49. في حالة اعتراض المؤسسة على بعض البنود في التقرير تقوم المؤسسة بإرسال المستندات اللازمة و الأدلة الموضوعية و الخاصة بهذه البنود إلى إدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية.
50. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإعادة عرض التقرير و المستندات و الأدلة الموضوعية المرسلة من المؤسسة التعليمية على رئيس فريق الزيارة للتحقق من مدى صحتها.
51. عند ثبوت صحة المستندات يقوم رئيس فريق الزيارة بتعديل التقرير و يقوم بتقديمه إلى إدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية.
52. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع و التابع له المؤسسة التعليمية بإرسال التقرير إلى كبير المراجعين بالهيئة ليقوم بإعادة مراجعة استيفاء التقرير.
53. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع و التابع له المؤسسة التعليمية بإرسال تقارير كبير المراجعين بالهيئة و رئيس فريق الزيارة و إعادة عرضة على أحد الخبراء المتخصصين التابعين للهيئة.
54. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد بالقطاع التابع له المؤسسة التعليمية بإعادة التقرير إلى رئيس فريق الزيارة لعمل اللازم نحو استكماله بما يتفق مع المواصفات القياسية و معايير الجودة للتقارير و ملاحظات الخبير المتخصص.
55. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد التابع له المؤسسة التعليمية بمراجعة التقرير و بقوم بإرساله مرفق به تقرير تقييم مستوى أداء فريق المراجعة وتقيم المراجعة و درجه عجز المؤسسة إلى الإدارة المركزية للاعتماد.
56. يقوم المسئول بإدارة الاعتماد المركزية بمراجعة التقرير و الوصول به إلى الشكل النهائي للتقرير وفقا للمواصفات الفنية الموضوعة بالهيئة لتقرير تقييم مؤسسة تعليمية.
57. يقوم مدير الإدارة المركزية للاعتماد برفع التقرير النهائي إلى رئيس مجلس الإدارة.
58. يقوم رئيس مجلس الإدارة بتحديد موعد اجتماع مجلس الإدارة لاتخاذ القرار في شأن المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد وإخطار مجلس الإدارة بالموعد المحدد للاجتماع.
59. يقوم مجلس الإدارة في حالة استيفاء المؤسسة لمعايير الاعتماد بمنح المؤسسة التعليمية شهادة الاعتماد, وعلى الهيئة الإعلان عن هذا القرار بالطرق التي تحددها، وإخطار الوزارات و الجهات المعنية بنسخة منه و إتاحة الإطلاع عليه للكافة.
60. في حالة عدم استيفاء المؤسسة لشروط الاعتماد يحال أمر المؤسسة إلى الوزير المختص لإعمال شئونه على إن يتضمن قرار الإحالة ما يلي :
• درجة العجز(متوسط/شديد).
• المعايير التي لم تطبقها المؤسسة.
• كيفية التحسين للوصول إلى مستوى الجودة المطلوب.
• يقوم مكتب رئيس مجلس الإدارة بإخطار المؤسسة التعليمية كتابة بتقرير التقويم النهائي في خلال تسعة أشهر من تقديم المؤسسة للطلب المستوفى متضمنا بيانا بكافة عناصر التقويم و الاعتماد و حيثيات القرار.
• يقوم المسئول بإدارة الاعتماد المركزية بإعداد شهادات الاعتماد وفقا لقرار مجلس الإدارة وعرضها على رئيس مجلس الإدارة لإصدارها.
• تمنح الهيئة شهادات الاعتماد خلال ستين يوم من تاريخ الإخطار الكتابي للمؤسسة.